Perché è importante separare la posta elettronica aziendale dall’hosting del sito

A meno di spendere cifre folli per ospitare il nostro sito aziendale su hosting privati o dedicati, nella stragrande maggioranza dei casi ci ritroveremo a dover scegliere un servizio che ha il miglior compromesso tra costi e prestazioni, che faccia funzionare sito web e posta elettronica aziendale.

La scelta finale pertanto ricade quasi sempre su un servizio di hosting condiviso, a costi annuali contenuti.

Oggi questa soluzione può essere ideale per mantenere e far funzionare un sito web aziendale ma NON la posta elettronica.

Vediamo perché

Il problema fondamentale è che un hosting condiviso, condivide appunto l’indirizzo IP con diversi domini. Pertanto quando noi attiviamo un piano hosting il fornitore dei servizi crea un’area virtuale associata al vostro dominio, insieme a quelli di molti altri clienti.

Pertanto accade che:

  • il-tuo-dominio.com
  • il-dominio-di-pippo.it
  • il-dominio-di-pluto.net
  • e altre dozzine/centinaia…

avranno tutti in comune un determinato indirizzo IP fisso, del tipo 172.10.25.50

Che giro fa la posta?

Quando noi inviamo una mail dal nostro indirizzo, l’app o il client di posta si collega al server, elabora le informazioni e trasmette il messaggio.

Chi riceve quel messaggio (prima che arrivi al destinatario finale), è un’altro server di posta che verifica da quale indirizzo IP è partita la mail.

Quindi ricapitolando, se tu invii una mail da “info@il-tuo-dominio.com” a “luca@gmail.com” succede questo: il tuo server condiviso elabora il messaggio tramite il servizio SMTP e lo invia ai server di Google; poi è Google ad analizzarlo/filtrarlo e consegnarlo a Luca.

La verifica dell’IP è una delle varie procedure di controllo che vengono eseguite dai filtri anti-spam, se l’IP risulta “buono” il messaggio passa, altrimenti viene segnalato come spam. Ci sono anche altre tipologie di filtro ma ci basta sapere che l’IP è il primo della lista.

Mettiamo ora il caso che il-dominio-di-pippo.it (che ricordiamo, sta nel tuo stesso server condiviso) contiene un sito web con vari problemi di sicurezza. Gli spammer sfruttano le falle di sicurezza di quel sito per inviare massivamente migliaia di email. I sistemi di interscambio iniziano ad intercettare questo spam e abbassano il punteggio dell’indirizzo IP del server mittente facendolo finire nelle blacklist di tutti i provider.

E’ un po’ come se il nostro dominio fosse ospitato in un condominio, e uno dei condomini lascia la porta principale sempre aperta: prima o poi entra qualcuno e può provocare danni a qualsiasi altro condomino, se non tutti.

Quindi succede che oggi il-tuo-dominio-com manda la posta perfettamente, ma domani, per cause non tue, tutte le email inviate da il-tuo-dominio.com finiscono nello spam, perché il dominio usato per la posta condivide lo stesso indirizzo IP finito in blacklist.

Può succedere anche che non riesci più ad inviare posta a destinatari Microsoft (@live.it, @outlook.com oppure @hotmail.it), e invece con gli altri funzionano. Ciò accade perché ogni provider può decidere di applicare i filtri in modo diverso, ma di base il problema rimane che il nostro IP non piace più a qualcuno di questi provider.

Tutto chiaro? Si, ma adesso che si fa?

Ora voi potete chiamare chi vi ha fatto il sito/configurato la posta, pregare tutti i santi del mondo, ma purtroppo qualsiasi cosa si tenterà di fare sarà pressoché inutile, dispendiosa in termini di tempo e con le email aziendali che non funzionano.

C’è la possibilità di segnalare il problema all’hosting, che a sua volta scatenerà delle azioni di verifica e di de-listing per rimuovere l’IP dalle blacklist, o ancora, cambierà IP del server, finché non ricapita di nuovo il problema e così via in un ciclo infinito. Non è questa la soluzione!

Quindi SE la vostra azienda usa le email come strumento di comunicazione quotidiana, ed è per voi uno strumento fondamentale per comunicare coi vostri clienti, è bene evitare di usare servizi condivisi e decidere di tenere la posta separata dall’hosting del sito web, o comunque NON utilizzando servizi di hosting condivisi per le email, scegliendo invece servizi di posta esterni dedicati e certificati.

C’è anche un altro motivo: ossia che più caselle di posta abbiamo, maggiore sarà il carico di lavoro/spazio necessario, nonché un aumento dei possibili disservizi a cui si potrà incorrere qualora si intendesse affrontare una migrazione presso un altro hosting-mail in futuro.

Pertanto è bene scegliere un servizio che rispecchi le esigenze aziendali e investire quanto prima in una soluzione solida e professionale, stabile nel tempo.

Sarà così possibile mantenere il dominio presso il servizio che si preferisce ma facendo convogliare tutto ciò che riguarda la posta presso il servizio di hosting-mail prescelto, semplicemente riconfigurando i record MX del nostro dominio (tramite la modifica delle “zone” nella tabella DNS del nostro hosting condiviso). 
Non è necessario migrare anche il dominio e/o il sito web, potete rimanere dove site, sarà sufficiente chiedere a un professionista di fare le opportune configurazioni.
In questo modo l’indirizzo IP del sito web/dominio e quello del servizio di posta, saranno diversi e non si incorrerà mai nel rischio di finire in blacklist.

Quali? Ecco alcuni esempi

  • Google Workspace (da 5,75 €/mese per ogni casella)
  • Microsoft 365 (da 5,60 €/mese per ogni casella)
  • QBOX Mail (da 1,50 €/mese per ogni casella)
 
Ovviamente ce ne sono molti altri, tuttavia la soluzione ideale dipende molto dalle esigenze aziendali e professionali, motivo per cui vi suggeriamo sempre di affidarvi ad una consulenza specifica che vi potrà aiutare nella scelta del servizio di posta che meglio si adatta al vostro modello di business.

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